پيرو مقاله قبلي در مورد آسيب شناسي شركت در مناقصه
دومين مشكلي كه معمولا عوامل پروژه به ويژه پيمانكار با آن دست به گريبان است عدم مستند سازي دوره مناقصه است ، به ويژه وقتي اطمينان نداريم كه برنده مناقصه نهايتا ما هستيم و عقد قرارداد هم با ما انجام خواهد شد.
مشكلات حقوقي دوره اجراي پيمان ها اغلب ناشي از آن است كه مستندات مناقصه به ويژه جلسات تعيين مبلغ پيشنهادي اغلب ثبت و ضبط نشده و تقريبا بعد از عقد قرارداد و به ويژه زمان ايجاد اين مشكلات حقوقي و مالي هيچكس نمي داند در حقيقت چرا و چگونه به مبالغ موجود در پيمان رسيده ايم يا حداقل بخشي از اين اطلاعات بدلايل گوناگون از جمله حافظه افراد ، جابجايي آنها و ديگر عوامل در دسترس نخواهد بود.
مهمترين محل يا زمان استفاده از اين اسناد ، در كليم ، تعيين قيمتهاي جديد طي اجرا ، حل اختلافات في مابين ، شركت در مناقصات بعدي و مشابه است .
لذا توصيه مي گردد مكاتبات ، جلسات ، محاسبات و قيمتها ، استعلام ها ، حتا آنچه از پيشنهاد كنار گذاشته شده اما در طي مناقصه مورد بحث قرار گرفته است ، در مستند سازي دوره مناقصه ثبت گردد . جهت كاهش حجم فيزيكي و افزايش ايمني حقوق دسترسي نيز مي توان اسكن اين مدارك را در فرمت پي دي اف يا مشابه با رمز دسترسي بايگاني نمود.
جعفرزاده - كارشناس متره و برآورد و اصول حاكم بر پيمان
